EAM#15: Application Portfolio bereinigen - Wie Architektur Komplexität steuerbar macht

00:00:04: Architektur entscheidet.

00:00:06: Über Komplexität, über Kosten, über Steuerbarkeit.

00:00:09: Ich bin David Hohl und heiße dich herzlich willkommen.

00:00:12: bei Enterprisearchitektura wirkt der Podcast zu.

00:00:15: RM Servus grüßt Dich und herzlich Willkommen zu einer neuen Folge.

00:00:25: Heute möchte ich über ein Thema sprechen das fast jedes Unternehmen kennt aber nur wirklich wenig sauber lösen Und zwar geht es um die Application Portfolio Bereinigung oder vielleicht besser gesagt, die Frage warum Unternehmen ihre Landschaften einfach immer weiter aufblasen und nur selten wirklich reduzieren.

00:00:52: Denn fast jedes Unternehmen kennt diese Systeme bei denen sich eigentlich niemand mehr ganz sicher ist, warum wir das überhaupt haben.

00:01:08: Niemand will das abschalten.

00:01:10: Schon gut, jetzt kennt jemand die Abhängigkeiten dahinter.

00:01:13: Niemand fühlt sich vollständig verantwortlich dafür aber alle dürfen dafür bezahlen.

00:01:20: Genauso entstehen heute über Jahre diese Schattenlandschaften oder Shadow IT wie man es so schön sagt und doppelte Plattformen, parallele Prozesse und vor allem unnötige Betriebsmodelle und ein Rohrer für Integration und massive Veränderungskosten.

00:01:42: Man weiß, was das Interessante dabei ist.

00:01:45: Die meisten Unternehmen wissen sogar, dass die Landschaft zu komplex geworden ist.

00:01:50: Das Problem ist aber – ich denke – es nicht das fehlende Bewusstsein an den Köpfen der Menschen.

00:01:58: Das Problem is', dass niemand weiss wirklich wie wir da wieder rauskommen Und genau darüber sprechen wir heute.

00:02:04: Also nicht nur warum Portfoliobereinigung wichtig ist als solches, sondern vor allem wie man sie überhaupt sinnvoll angeht.

00:02:13: Denn ich glaube dass viele Unternehmen replikiert Portfoliomanagement komplett falsch verstehen.

00:02:25: Den oft wird Portfoliummanagement behandelt wie Inventarisierung, Live-Circle Pflege eigentlich Tooling Zimdb Verwaltungen oder inmich Architektur Dokumentationen.

00:02:40: Wo?

00:02:40: aus meiner Sicht ist das viel zu kurz gedacht und vor allem falsch, denn am Ende geht es nicht darum in die Liste von Applikationen zu verwalten sondern es geht darum dass wir erst schaffen Komplexität steuerbar zum machen Und unsere Systemlandschaften werden nicht einfacher.

00:03:02: Die wären eigentlich immer schwieriger auch wenn man mal sagen wir müssen komplex die reduzieren Man muss sich halt einfach transparent machen und die Abhängigkeiten in einer gewissen Kontrolle bringen.

00:03:14: Das ist für mich Komplexität, Reduzierung und nicht nur irgendwelche andere Systeme einkaufen wie auch immer.

00:03:22: Komplexitäten muss heute steuerbar werden.

00:03:25: genau deshalb scheitern halt auch so viele klassische Bereinigungs Initiativen in der Architektur Denn oft startet man halt einfach aus der IT heraus also aus der technischen Brille.

00:03:38: Man schaut welche Systeme alt sind im Legacy, vielleicht auch noch um Landen.

00:03:46: Welche End-of-Life sind?

00:03:49: Welche teuer ins Management wirken und welche einfach zu wenig genutzt werden?

00:03:55: Und dann glaubt man, man könnte dieses Systeme einfach abschalten.

00:04:01: aber kannst du schon vorstellen so funktioniert die Realität heute selten bis geworden hat?

00:04:08: Denn Systeme verschwinden nicht nur weil sie alt sind.

00:04:11: und alte Systeme heißt denn nicht gleichzeitig, dass sie schlecht oder end of life sind.

00:04:19: Und das ist ein extrem wichtiger Punkt wie ich halt im Fach finde.

00:04:26: Niemand löscht Systeme nur weil Sie technisch nicht modern sind.

00:04:30: Das ist ja eigentlich blödsinn!

00:04:33: Die Plattformen und Systeme oder Ökosysteme bleiben heute bestehen wegen komplett anderen Themen.

00:04:40: Einer der wichtigsten denke sind organisatorische Abhängigkeiten.

00:04:46: Viele Menschen nutzen das oder haben einen direkten Einfluss darauf, irgendwelche unbekannte Integrationen, historische Prozesse.

00:04:56: welche Kopien und Spezialfälle die ich dort abgelegt oder abgebildet habe Und ja, das Klassische interessiert sich dafür, keiner hat den Ownership drauf Oder was vieles auch oft gesehen hat, ist einfach Schiss!

00:05:11: Das Ding hat Tränen oder Anzugreifen.

00:05:13: Und genau deshalb ist halt Portfoliobereinigung niemals nur eine Technologiearbeit, sondern soll einfach von einer komplett anderen Richtung angegangen werden.

00:05:23: Und zwar aus der Organisationssicht und ich rede hier halt von der klassischen Business Architektur.

00:05:30: Denn wenn ein Unternehmen davon versteht halt welche Prozesse betroffen sind und welche Datenentitäten nicht über die Plattformen hinweg bewegen oder auch welche Teams abhängig davon sind von den Prozessen Und welche Plattformen vor allem kritisch für mich sind im Unternehmen, ohne dem ich halt kein Geld verdiene.

00:05:53: Dann wird heute schnell diese Bereinigung riskant und genau deshalb beginnt das gute Portfoliossteuerung nicht in der Technologie sondern ja mit der Transparenz dahinter.

00:06:08: Ich glaube, ich behaupte eigentlich wirklich zu wissen auch dass dies der größte Denkfehler jetzt gleich ist überhaupt Weil viele Organisationen fragen sich einfach zuerst, welche Systeme haben wir eigentlich?

00:06:22: Kennst du wahrscheinlich diese Frage?

00:06:25: Ja.

00:06:26: Aber eigentlich ist aber die wichtigste Frage und mit dem sollten wir eigentlich starten Welches System erzeugen überhaupt noch wirtschaftlichen Wert?

00:06:34: für mich?

00:06:36: Und das ist der riesengroße Unterschied dieser Fragestellung Denn viele Systeme laufen heute jahrelang weiter ja Obwohl sie Doppelte Funktionen liefern oder nur noch Teilprozesse bedienen, auktorische Altlasten abbilden oder von mir aus nur existieren weil niemand die Transition sauber geplant hat.

00:07:02: Trotzdem fuhren sich halt das was uns als technischen Schulden einfach immer wieder den Kopf kostet Betriebskosten, Sicherheitsaufwände, Integrationskosten Datenprobleme sondergleichen, auaktorische Reibungen wo es nur geht.

00:07:17: und natürlich Habe ich einfach ein Problem, wenn ich halt die Veränderungen vorantreiben möchte, dass sich da an Komplexitäten scheitere Sand.

00:07:26: Ja... Deswegen reicht es heute einfach nicht nur auf die Lizenz immer zu schauen richtig?

00:07:32: Denn oft sind halt die eigentlichen Kosten ganz woanders wie man schon in folgend Folgen gelernt haben oder wo ist auch erzählt habe Wo man sie halt immer wieder findet In Integrationen oder Vor allem im komischen Mittelwerse.

00:07:47: Also vielleicht mal ganz kurz zum Thema Mittelwehr.

00:07:51: Für mich ist eine Mittelwehr einfach eine unschöne Lösung für etwas.

00:07:55: Es zeigt im Endeffekt, dass ein System mit einem anderen System oder Systeme einfach nicht reden kann.

00:08:02: Deswegen müssen wir einen kleinen Hack bauen Eine Mittelwehr sogenannte die sich dann mittendrin wie eine Zecke festfrisst Die Business-Datenmodelle transformiert so das andere System das irgendwie nur verstehen kann.

00:08:16: Das sind hier gerade wieder Blödsinn, richtig?

00:08:22: Ja.

00:08:22: Und das ist halt solche Sachen die kosten mir einfach über die Zeit Kohle, sondern gleichen und auch wenn ich der Veränderungen tue, führe das Treibzahl in die Höhe.

00:08:34: Für mich ist ja auch so dass Architektur hilft Unternehmen etwas zu verstehen.

00:08:41: und gerade wenn man halt von application management redet oder der Bereinigung dahinter, sollte man ja verstehen welche Systeme wirklich relevant sind.

00:08:52: Welche Kapitel die sie unterstützen und vor allem den goldenen Schatz?

00:08:59: Die Datenflüße dahinter... ...die welche existieren da eigentlich?

00:09:04: Und welche Plattformen oder Ökosysteme sind wirklich kritisch?

00:09:08: Und welcher Auswirkungen Veränderungen erzeugen?

00:09:13: Und genau deshalb glaube ich das gute Portfoliobereinigung Capability passiert passieren muss und nicht rein technisch.

00:09:21: Was heißt das?

00:09:23: Na ja, ganz einfach!

00:09:25: Denn wenn ich nur auf dieses Thema mehr mich konzentrierer verstehe hat einfach nicht die Wertschöpfung dahinter.

00:09:33: Wenn ich aber wirklich verstehe welche Business Capabilities unterstützt wird, welche Prozesse dahinter stehen, welche Daten benötigt werden und vor allem welche Plattformen beteiligt sind also dran geknüpft sind, dann kann ich plötzlich wirklich echte Entscheidungen treffen.

00:09:51: Genau deshalb finde ich halt diese Verbindung so wichtig immer wieder Business, Data, Application und NetApplication.

00:10:02: Denn dort entsteht erstmal dass dieser Ende zu Ende sieht aus dem Business heraus über die Daten in die Applikation und zurück.

00:10:10: Und da sollten wir halt anfangen den Lösungsweg zu starten oder sowas anders Und nicht halt genau das, mit welchem System fangen wir an zu löschen.

00:10:21: Sondern welche Fähigkeiten also Capability wollen wir zukünftig wirklich unterstützen?

00:10:27: Das verändert plötzlich die gesamte Diskussion im Raum und jetzt geht es heute nicht mehr um Primärumtestool, also diese Application Portfolio oder was auch immer diese Toollandschaften und Listen sondern wir fokussieren uns auf das, was Enterprise bedeutet.

00:10:43: Wir wollen ja die Wertschöpfung steigern, die Betriebsfähigkeit die Veränderbarkeit im Unternehmen und dass wir strategische Ausrichtungen besser und schneller steuern können.

00:10:53: Und wenn heute Organisationen diesen Schritt schaffen, dann verändert sich auch die Art wie Application Portfoliobereinigung funktioniert, denn dann entsteht plötzlich das was ich eigentlich haben möchte.

00:11:09: Es entsteht die Transparenz es entsteht auch plötzlich eine wirklich Vergleichbarkeit was noch viel wichtig ist, Priorisierung.

00:11:22: Und das dann natürlich das, was ich eigentlich die ganze Zeit haben möchte.

00:11:25: Ich habe auf einmal die Möglichkeit Entscheidungen zu treffen, die auf guten Daten bzw.

00:11:31: Informationen passieren und genau das fehlt halt in so vielen Landschaften und Organisationen.

00:11:40: Ich stelle auch noch eine andere These in einen Raum, dass viele Unternehmen versuchen einfach durch Portfoliebereinigung zu groß zu denken.

00:11:50: Also, riesengroße Zielbilder.

00:11:53: Wir machen eine Big Bang-Transformation und dann bam!

00:11:56: Wird alles besser.

00:11:57: Komplette Ökosysteme werden abgeschafft neu eingekauft oder vielleicht so komplett alles wegrationalisiert... ...und dann passiert genau das.

00:12:07: Jahrelange Mandelprogramme, die mir den Kopf kosten weil ich einfach nicht mehr raus finde aus diesem Dschungel.

00:12:15: Aber Realität funktioniert selten halt so Denn diese Komplexität verschwindet nicht auf Knopfdruck.

00:12:22: Das seien wir uns, glaube ich, einig.

00:12:25: Es muss halt kontrolliert reduziert werden und genau deshalb glaube Ich das Portfolio Steuerung immer evolutionär passieren Muss bedeutet für mich Schritt-für-Schritt.

00:12:43: zum Beispiel Integrationen müssten zuerst reduzieren.

00:12:47: also ich muss einfach schauen welche Systeme kommunizieren über was und das danach auch zu reduzieren.

00:12:58: Ich muss mir anschauen, dass diese Doppelungen abgebaut werden, also Funktionitäten die halt dreifach und vierfach stattfinden.

00:13:07: Datenflüße vereinfachen, natürlich schaut man sich so aus wie Datenentitäten an.

00:13:11: aber was habe ich denn alles hier?

00:13:15: Wo Master ist und wo der Slave ist?

00:13:18: oder beziehungsweise, wo sind die Produzenten der Daten?

00:13:22: Wo sind die Consumer der Daten.

00:13:25: Und das dann auch gerade diese Konsumerverhalten zu reduzieren.

00:13:28: Die Produzentin hat das gar nicht produziert klar.

00:13:30: Das gibt es heute noch einmal aber... ...oder vielleicht zweimal.

00:13:33: aber im Grunde genommen geht's um die Consumer.

00:13:36: Das Konsumer Verhalten muss reduziert werden.

00:13:40: Das ist immer ein sehr kritischer Punkt wie ich finde und auf der ich schaue nach die wenigsten.

00:13:46: Weiteres Thema ist natürlich zu schauen, dass halt die Ownerships klar definiert sind und das sie auch wissen was es geht.

00:13:54: Und dann halt auch diese Übergänge sauber steuern zu können.

00:13:59: Dann wird halt Architektur wirklich zum Steuerungselement und nicht mehr zur Konfliktenzeiten oder Dokumentationswerkzeuge, die ich danach erhabe und danach erzeige ich das.

00:14:11: Denn Architekto hilft dabei einfach sichtbar zu machen wo einfach so die Risiken entstehen und das ist unser Hauptaufmerkmal in den Gesprächen um aufzuzeigen.

00:14:21: Wo könntest denn mal knallen?

00:14:24: Und was sind die Auswirkungen dahinter?

00:14:27: Das kann ich halt natürlich nur, wenn ich halt auch verstehe wie das Business funktioniert... ...und mit Business funktionieren meine ich ja die Capability solches die Fähigkeiten!

00:14:37: Ich muss ja wissen meine Applikation nicht mehr funktioniert oder nicht mehr da ist.

00:14:43: Das sind die Vorauswirkungen im Business.

00:14:44: Wir betrifften das jetzt nicht nur von den Personen klarerweise, sondern vor allem wenn ich meine kritische roten Faden angreife mit dem Unternehmen.

00:14:53: also dieses Ende zu Ende wo ich meine IT-Landschaft habe von Autokartlösung bis hin zu einer Produktionsanlage und ich stelle genau dazwischen eine Applikation ab was tötet das?

00:15:07: Und dann für ein Zeichen in Business die Business Capability sich in den Mittelpunkt zu ziehen, um diese Abhängigkeiten auch wirklich kritisch zu bewerten und nicht aus der IT heraus.

00:15:20: Oder noch viel weiter gedacht oder vielleicht auch niedriger Gedacht in den reinen BPMs.

00:15:28: Aber was hatten dort das für Auswirkungen an den Business Prozessen?

00:15:36: ist halt so, dass man damit halt wirklich wenn man auf diese Elemente schaut in dem Application Management reduziert.

00:15:42: Man auch langfristig die Kosten.

00:15:45: nur das unterschätzen halt viele Unternehmen massiv wie teuer Komplexität eigentlich wirklich ist.

00:15:50: vielleicht wird es auch oft gar nicht wirklich kommuniziert.

00:15:53: ich glaube das ist auch noch so ein Thema.

00:15:54: Diese Transparenz dieser komplexität ist nichts vorhanden oder nicht bewusst.

00:16:00: den Komplexitäten erzeugt halt langsam Veränderungen im Unternehmen und die Organisationen einfach mehr Abstimmung sind notwendig, mehr Betriebskosten natürlich mehr Issues entstehen.

00:16:13: Und die Projekte taunen einfach länger und wir haben uns alle dicker Prügnummer ein weil einfach alles mühselig wird.

00:16:22: Und vor allem das Management hat keine Entscheidungsfähigkeiten mehr und verlässt danach diesen Weg an einer guten Datengrundlage und geht hin zu Bauchentscheidungen oder emotionelle Impulse, die danach ganz schlechte Auswirkungen haben.

00:16:40: Und genau deshalb geht es bei Portfoliebereinigung auch nicht um Primärum-Einsparungen wie ich finde.

00:16:48: Das ist heute ein ganz wichtiger Punkt nicht!

00:16:50: nicht wieder in den Fall verstehen hier.

00:16:51: Natürlich spart man immer wieder dabei vielleicht an die eine oder andere Lizenz, oder an der Infosruktur und Servicemanagement.

00:16:58: aber die eigentlichen Gewinne liegen heute oft woanders nämlich in weniger Komplexität schnellere Veränderungen bessere Transparenz die mir immer mehr Wert liefert Und vor allem eine geringere Integrationslast und dann wird halt als etwas mehr Steuerback.

00:17:17: genau deshalb glaube ich dass seit dieses diese Portfolio oder Implication-Portfoliebereinigung eigentlich eine Managementarbeit ist.

00:17:25: Nicht nur aus der IT heraus, denn am Ende geht es halt einfach darum wir müssen priorisieren und müssen strategische Ausrichtungen und Risikobewertungen vor allem Betriebsfähigkeit gewährleisten.

00:17:37: Und der letzte Punkt die wirtschaftliche Steuerung.

00:17:41: Genau deshalb wird halt Enterprise durch immer wichtiger.

00:17:44: deswegen schreit jeder nach uns Denn wir verbinden heute Businessprozesse, Datenplattformen, Integrationen, Betrieb, Risiken und wie erlauben Transformationen auch in einer guten Sicht dastehen zu lassen.

00:18:01: Genau diese Verbindungen braucht man wenn man Komplexität wirklich reduzieren möchte und das will ich ja doch eigentlich mit Deplication Portfoliobereinigung nicht wahr?

00:18:14: Jetzt sind wir wieder am Ende der Folge angelangt.

00:18:19: Ich habe gleich mal einen Ausblick, weil heute haben wir halt über die Application Portfoliobereinigung gesprochen.

00:18:24: Also was muss ich eigentlich alles beachten um im Effekt Applikationen loszuwerden wenn nicht man das so formulieren möchte?

00:18:32: Die nächste Folge möchte ich mich mehr konzentrieren Richtung Application Planung und richtig kosten dahinter sauber sortiere.

00:18:42: ja wenn dir die folge gefallen hat freue ich mich natürlich wie immer Bewertungen und Feedback bei Apple oder auch bei Spotify, wo auch immer du podcast grad hörst und wenn du mich natürlich gerne weiter empfällst.

00:18:57: Bis dahin, see you soon papa, bis auf bald!