EAM#16: Application Planning - Wer steuert eigentlich das Portfolio?

00:00:04: Architektur entscheidet über Komplexität, über Kosten und Übersteuerbarkeit.

00:00:09: Ich bin David Hohl und heiße Dich herzlich willkommen.

00:00:12: bei Enterprisearchitektura wirkt der Podcast zu ERM.

00:00:20: Servus grüßt Dich und herzlich Willkommen zur neuen Folge!

00:00:24: Kleiner Disklemer vorweg.

00:00:25: falls mal hier in dieser Folge ein österreicher Dialekt fällt Das bitte ich um Entschuldigung.

00:00:31: Ich habe gerade eben eine weitere Folge von Zwischen Semal und Brötchen aufgenommen, wo ich über fünfzehn Jahre Deutschland als Ausland Österreicher berichte.

00:00:42: Und da verfalle natürlich auch mal wieder ein Sösterreicher zurück!

00:00:45: Ich bitte das zu verzeihen.

00:00:52: Aber wir reden ja nicht über Österreicher hier sondern über Enterprise-Architekturmanagement.

00:00:59: Heute geht es um Application Planning Und das ist etwas, was eigentlich auch immer sehr schwierig hilft.

00:01:09: Gerade wenn man ein bisschen langfristiger rangeht oder auch wenn man M&A Prozesse laufen hat und zukäufe besser Menschen müsste.

00:01:23: Einer der größten Herausforderungen an dieser Stelle sind einfach viele Unternehmen haben heute hunderte von Applikationen, wenn nicht paar Tausende... herausfinden, was eine Applikation ist und was nicht.

00:01:37: Und natürlich auch sehr viele verschiedene Arten von Plattformen oder Ökosystemen.

00:01:42: Verschiedene Sources die man gebaut hat oder sich bauen lassen hat.

00:01:47: Vor allem halt sehr viele Mittelwehrs- und Integrationslösungen, um im Endeffekt die ganze Kommunikation irgendwie aufrecht zu halten.

00:01:53: Dazu kommen natürlich die vielen Datenquellen und Daten in die Däten, die sich darüber hinweg bewegen.

00:02:00: da haben einfach die mehreren Teams ähnliche Fähigkeiten und man baut parallel auf das kennt man ja sehr häufig dieses Verhalten.

00:02:12: Und trotzdem fehlt es einfach häufig eine klaren Antwort auf eigentliche Fragen, die genau an diesem Stelle in den Raum gestellt werden müssten warum existieren bestimmte System überhaupt noch?

00:02:26: Ich habe mir über das vorhin nochmal wirklich nachdenken müssen weil ich immer wieder auch diese Herausforderung habe.

00:02:33: Systeme zu hinterfragen, warum hat man jetzt vier IRPs?

00:02:38: Warum hat man drei CRM?

00:02:44: Aus Außenstehender ist es oft auch ein bisschen schwer nachzuvollziehen, warum manche Prozesse so sind wie sie sind und warum manches System überhaupt im Platz sind.

00:02:56: Ich bezlangsam auch die für mich Die Erfahrung gemacht, da.

00:03:00: es ist wie es ist und das macht keinen Sinn sich darüber jetzt den Kopf zu zerbrechen über die Frage als solches immer.

00:03:08: Das klingt doch banal eigentlich finde ich.

00:03:11: Ist aber strategisch eine sehr schwierige Frage wenn nicht die schwierigste überhaupt?

00:03:17: Denn die meisten Organisationen verwalten halt ihre Systeme, aber nur die wenigsten haben halt der wirkliche Steuerungselement dahinter hinter ihren Application Portfolio vor allem dass es halt wirklich aktiv und greift.

00:03:34: Und genau über das reden wir heute mal wieder ein bisschen, wie liegen das wieder tiefer?

00:03:40: Wir fangen sich jetzt nicht an über irgendwelche CMTBs oder irgendwelchen Verteilisten oder irgendwemche Tooldokumentationen zu reden.

00:03:45: Das lassen wir bitte einmal hinten vor sondern wir konzentrieren uns... ich probiere mich jetzt mal so konzentrierend richtig nur auf diese Steuerung dahinter.

00:03:57: Also was machen wir eigentlich da oder was sollten wir tun?

00:04:02: Denn zwischen Wir haben halt Transparenz und wir können strategische Entscheidung treffen liegt heute ein sehr großer Unterschied.

00:04:16: Und genau dieser Unterschied unterschätzt heulen viele Organisationen komplett.

00:04:22: ich habe mit sehr vielen Architekten zum tun in der Vergangenheit.

00:04:26: auch Das wird halt oft nicht gesehen.

00:04:32: Also das ist echt spannend, wie man Transparenz eigentlich sieht und wie Architekten oder gerade Antibosearchitekten ihre Transparensmunternehmen sehen.

00:04:41: Es ist einfach was anderes wenn man da hinter wirklich Entscheidungen treffen müsste.

00:04:49: Ich sehe häufig auch so Landschaften die über die Jahre einfach gewachsen sind und es sieht glaube jeder.

00:04:56: nur manche glauben Ja, das ist einfach so.

00:05:01: Das haben wir einfach so gebaut und am Grunde genommen ist es nicht geplant oder strategisch aufgebaut, sondern das entsteht halt oft, finde ich aus einem Projekt Initiativen oder Anforderungen die schnell aus dem Fachbereich rauskommen.

00:05:20: und was vor allem der böseste Faktor dahinter finde ich immer etwas und das ist auch nicht nur ein Faktор, sondern eigentlich ist immer die Ausrede Die Hauptausrede in allem ist Timing, Zeitdruck und Pressure.

00:05:34: Ich muss!

00:05:35: Das muss jetzt... ich brauche jetzt.

00:05:38: Es geht nicht anders.

00:05:40: Dass du kürzest die Weg, dass der schnellste Weg.

00:05:42: Ich weiß es ist dreckig oder nicht funktioniert auf Dauer aber wir müssen's machen.

00:05:47: Das ist halt schon sehr böse, ne?

00:05:51: Weil auch aus organisatorischen Silos heraus ist das noch brutaler.

00:05:54: wenn halt wirklich dann jeder tut was er so gerade denkt dann nicht die Überhand hast oder die Hand draufhast, dann passiert genau das was passiert.

00:06:05: Dein Application-Portfolio explodiert und... ...nicht mehr steuerbar!

00:06:11: Und diese kurzfristigen Entscheidungen, die tun danach richtig weh.

00:06:17: Weil du kannst zu einem System einfach nicht mehr abstellen, ne?

00:06:20: Also die verschwinden halt, nehmen wir.

00:06:23: Das ist halt....das ist ähm ja... Nicht gut, sagt man mal noch.

00:06:30: Probieren wir mal den Bogen zu spannen.

00:06:34: Wenn meine Organisation sieht, die sind ja meistens eigentlich wo sie extrem gut sind, sind einfach irgendwelche Plattformen einzuführen oder welche Tools das geht immer recht schnell und abgesehen von RFQ, FP, Ausschreibung und das ganze geschwafelt danach und was man alles auf dem Einkauf braucht und so aber dann der Regel ist es ja eigentlich relativ einfach weil man dann einfach eine Landschaft hat, die man nicht mehr managing kann.

00:07:05: Das Problem ist dass diese Landschaft halt natürlich gewisse Bedürfnisse danach her.

00:07:10: Also das hört er damit nicht auf.

00:07:12: Man braucht dann noch weitere Sources, noch mehr Integration und wenn man drauf kommt... Die Daten kommen halt nicht an sind zu langsam, sind vielleicht sogar nicht vollwertig Und die Betriebsmodelle dahinter Zerstören im Endeffekt danach die Landschaft erst so richtig, weil sie einfach nicht funktionieren.

00:07:32: und dann ist halt ein Tool da.

00:07:34: Und man braucht es eigentlich nicht.

00:07:36: Aber selten steht dann halt gleichzeitig die andere Frage.

00:07:41: Ist halt was brauchen wir davon eigentlich noch wirklich?

00:07:44: Weil diese Betriebsmodelle nicht funktioniere, weil die Datenflüße nicht ankommen.

00:07:50: Und dort raus sortieren ist immer so eine Herausforderung.

00:07:54: Was ich an der Stelle halt mache ist folgendes.

00:07:59: Ich schaue mir immer das Erste an was es die kritische Masse also, nehmt eine Systeme her reise immer alle auf zur Tier raus Applikationen die kein Mehrwert liefern und damit meine ich jetzt keine Applikations oder solches wie NSUP oder MSF oder Microsoft oder so.

00:08:20: was sich redet von Applikionen die im Desktop im Handybereich unterwegs sind.

00:08:25: Mit Handy meine ich auch kein Smartphone, sondern so Tools wie Helperhalter, solche Zippprogramme oder so.

00:08:32: Die haust du mal heraus dann sortierst du noch weiter und gehst rein wo welche Applikationen auf welche Fachbereiche einzahlen Und schreibst dir im Endeffekt bei der Applikations dazu was sie tut.

00:08:49: Und dann passiert etwas, was sehr einfach hilft ist.

00:08:53: Man baut sich eine User Journey über die gesamte Organisation, wie man an der Produzierst keine Ahnung ... Kaugummi!

00:09:03: So und das heißt bei einer Kaugummiproduktionskette hast du natürlich einen gewissen Materialbedarf.

00:09:10: Du hast einen gewisse Verpackungsbedarf und all diese Maschinen die dafür benötigt werden als auch Applikationen, die sind Teil von deiner Journey.

00:09:21: Wenn du natürlich Hardware hast mit einer Produktionsfirma dann ist sie darunter gelagert.

00:09:26: Als Infrastruktur sehe ich es hier mal und darüber liegen die Software-Applikatione und dann baust du dir im Endeffekt eine Customer Journey auf Und auf dieser Ebene hängst du dich dann ran.

00:09:37: Du priorisierst dahinter eigentlich welche diese Applikazioni sind denn wirklich kritisch?

00:09:43: Welche Applikationen bringen bei einer Kogomeproduktion den Geschmack?

00:09:48: Ohne Geschmacks geht es halt nicht und wenn dann die Erdbeemasse fehlt, wird der Kogomai sehr lahm schmecken.

00:09:55: Das ist Teil dieser Priorisierungskette, die für mich sehr einfach formuliert worden ist.

00:10:01: Ich finde sie auch in einem Podcast sehr schwierig.

00:10:04: Gerade wieder zu spielen ohne etwas zu zeichnen und malen.

00:10:08: Dennoch kann man sich das recht gut vorstellen.

00:10:12: Das ist die klassischen Usage an, das man aus der UIUX-Welt vielleicht kennt.

00:10:17: Vielleicht kennst du die noch nicht?

00:10:19: Dann schauen wir mal rein!

00:10:20: Da kann man relativ gut feststellen wo fängt die Reise an und wo hört sie auf.

00:10:24: Und bei einer Produktionskette habe ich halt abgesehen von den gesamten Leitprozessen im Unternehmen.

00:10:31: Wenn man den PLM Prozess anschaut hat die Produktionskette dann abgießen von den ganzen Materialien oder der Produktion.

00:10:37: Dann habe ich die Verpackung, da habe ich Auslieferungen usw.

00:10:40: So, das ist eine Kette die man relativ gut anhängeln kann.

00:10:44: Das ist auch keine Hexenwirtschaft weil gerade Produktionen sind sehr ähnlich bis gleich aufgestellt mit natürlich vielen Abweichern nach unten herum.

00:10:54: dennoch die Kette ist die gleiche.

00:10:55: so und diese Priorisierung ist aber wichtig dass du sie dir vor Augen hast.

00:10:59: unter jeder Entscheidung die du triffst musst du diese Referenzierung wieder zurückholen.

00:11:05: nur dann kannst du nämlich dann diese die Verantwortlichkeiten dahinter auch schreiben, also den ownership der Applikationen als auch der ownership der einzelnen Unternehmensfähigkeiten.

00:11:18: Da kommen wir vielleicht auch in die nächsten Folgen hinzu wo wir über Capabilities sprechen werden.

00:11:27: das wird nochmal richtig spannend.

00:11:31: ich glaube das ist sogar im nächsten Monat genau im Juni reden wie über Capilities einer meiner aller Lieblingsthemen.

00:11:38: Wie auch immer, dann wenn man die Application Portfolio noch weiter steuern möchte ist es halt wichtig natürlich das Portfolios so auszurichten dass sich diese Applikationen auch über die Zukunftsfähigkeit halten.

00:11:51: So Lifecycle Management klassisch Die muss Teil dieser User-Journey sein.

00:11:57: Man kann's eigentlich relativ einfach ich sag Blatt Papier rausnehmen Stift in die Hand nehmen und danach Zahlen darunter schreiben wie lange die Applikations auch halten wird.

00:12:07: Da gibt es im Live-Seglement, man weiß nicht mehr, seine Deadline oder auch wieder mal Tüte Level das die Applikation ist.

00:12:13: Hilft auch an dieser Bewertung Skala festzuhalten und das alles fällt eigentlich in diesen Steuerungs Element mit rein.

00:12:21: Du hörst grad raus, es ist eigentlich nicht so kompliziert.

00:12:25: Die Schwierigkeit dahinter ist genauer dieser erste Schritt der Priorisierung Und vor allem was vielleicht noch wichtig ist die Kritikalität der Applikation zu definieren, dass du dir wirklich anschaust was ist wichtig kritisch und wenn das da nicht reinfällt.

00:12:46: Ist die Perversierung automatisch getrunter und das ist Teil von Governance.

00:12:51: klarerweise, Governance im folgenden Maßen auf das Application Portfolio und wenn du das von Anfang an genau diese Richtung setzt dann wirst du sehen Du wirst mehr Fokus haben.

00:13:06: Was hilft noch bei dieser Fokussierung, ist natürlich gerade das Werschenmanagement dahinter von den Applikationen oder auch von Interfaces und wie es das Verhalten zueinander.

00:13:23: Hersteller- und Technologien – eine ganz schwierige Sache oft politisch, die Herstellergeschichte wieder wegzukommen zum Beispiel in einer Sublandschaft ... haben viele Unternehmen einfach das Problem da wieder rauszukommen, ist eine Dingdor-Möglichkeit.

00:13:38: Und das gilt nicht nur für SAP, sondern auch für andere Systemplattformen.

00:13:45: Natürlich zu Bordstatus, auch Teil dieser Dokumentationskette.

00:13:48: und der Fall am Schluss ... ... für mich nicht in den Reifen gerade klarerweise rein arbeiten die Kritikalität... ... und Wichtigkeit von etwas anderem.

00:13:57: also wir haben einerseits euch ja gesagt, die Kritikalität ist wichtig auf ... den Einsatz Richtung Business, also wie wichtig ist die Applikation oder die Maschine für mich?

00:14:07: Und der andere Kritikalität was ich eigentlich eher meine ist... Wie lang haltet das Ding noch?

00:14:13: und dementsprechend zahlt es in die Negativkritikalität rein.

00:14:19: Aber dass alleine ist halt immer nicht wirklich die Steuerung denn Steuerung bedeutet für mich etwas anderes und da bin jetzt von Dokumulationen zu sehen was wichtig kritisch ist und was habe ich ja alles schon erzählt.

00:14:34: Eigentlich ist genau das, diese Entscheidung vorzubereiten für etwas zu tun.

00:14:39: Das ist Steuerung für mich.

00:14:41: und das bringt mich wieder zu dem eigentlichen Punkt Entscheidungsfindungen zurück.

00:14:46: Und vielleicht einige Fragen die du dir auch stellen kannst.

00:14:51: an der Stelle ist welches System unterstützen dieselben Capabilities?

00:14:55: Also habe ich zum Beispiel eine NCM Was meinen Vertrieb unterstützt, habe ich vielleicht noch ein Elite-Generation-Applikation, die wieder mein Vertrieb unterstützen.

00:15:06: Dieses Mapen auf diese Fähigkeiten... ...durcherst gerade wieder raus, auch für den nächsten Folgen ist es super spannend und das sollte man sich genau im Auge behalten.

00:15:16: Wir reden über das noch über eine ganze Folge, dieses Mapping nebenbei also auch zum BDA gebildetem Modell, was du noch bisschen näher kennenlernen wirst.

00:15:26: Wenn du dabei bleibst!

00:15:29: Um weitere Frage ist, wo entstehen Funktionalüberschneidungen?

00:15:34: Genau das wenn halt Applikationen sich verschiedene Business-Prozesse eigentlich teilen oder beziehungsweise wo sie sich überschneiden.

00:15:42: Wo User oder Benutzer hin und her springen müssen.

00:15:45: ganz, ganz gefährliche Geschichten eigentlich.

00:15:47: Das erhöht im Endeffekt nur deine Kosten und es ist eine Fehlplanung.

00:15:52: genau hier macht Steuerung extrem Sinn.

00:15:56: Das heißt, wenn wir Luft holen hier.

00:16:01: Welche Lösungen bremsen Transformationen?

00:16:04: Das ist auch immer wichtig.

00:16:06: Wenn du herausgefindest zum Beispiel dass du ein neues Projekt laufen hast, eine Initiative, dann siehst du erst mal anschauen welche Applikation und habe ich in der Abhängigkeit einen Rumarum zu dieser Initiative.

00:16:18: Und ich rede nicht die was jetzt nur sichtbar sind rumarums sondern eigentlich die nochmal zwei Wellen weiter sind.

00:16:25: die sind eigentlich deine Bremsa.

00:16:28: Das vielleicht müssen wir mal darüber mal bei der nächsten Folge tiefer hin, da habe ich auch so meine eigenen Erfahrungen gemacht.

00:16:36: und eine weitere Frage, die da auch mit einzahlt ist, das habe ich ja geschrieben, welche Systeme erzeugen, organisatorische Komplexität?

00:16:46: Also wo habe ich ein System laufen was eigentlich noch mehr Komplexidät reinlöst?

00:16:52: zum Beispiel... Ein klassisches Business Beispiel ist, wenn ich Freigabenprozesse habe.

00:17:00: Also... Ich hab zum Beispiel eine BtoB-Plattform mit einem Einkauf und will jetzt große Stück Erzahlen einkaufen und ich darf das aus Vertriebler oder als Einkäufer nicht kein Vertriebler ein Einkäuer nicht einfach freigeben oder ich darf es nicht einfach einkauen sondern braucht die Freigabel vom Vertriebsleiter oder vom direkten Einkäufer.

00:17:21: dann erhöhe ich ja im Endeffekt eine Komplexität, aber wenn ich das softwaretechnisch noch komplizierter mache mit Mails und so, dann weiß ich schon mal dass vielleicht das ein oder andere nicht so ganz cool ist.

00:17:33: Und dann gibt es noch so eine andere Frage die ist aber relativ schwierig zu beantworten, wenn man nicht in den strategischen Entscheidungen im Endefekt eingebunden wird.

00:17:46: Die Frage lautet nämlich, um?

00:17:48: welche Plattformen liefern eigentlich keinen strategischen Mehrwert mehr.

00:17:52: Und da muss ich natürlich wissen was meine Strategie ist und auch meine Strategies sein könnte über die nächste Zeit.

00:17:57: Wenn man sich diese Fragen nämlich vor Augen haltet dann sprechen wir jetzt nicht mehr über klassische IT-Verwaltung etwa.

00:18:04: Jetzt sprechen wir nämlich über die Fähigkeit eines Unternehmens Veränderungen überhaupt sinnvoll zu steuern.

00:18:13: Und genau dort verändert sich auch immer, finde ich die Rolle von Ihnen, Enterprise-Architekten massiv.

00:18:20: Ich finde auch das bringt eigentlich das eigentliche Application Portfolio Management unter Steuern richtig auf den Punkt.

00:18:28: Wir haben ja die Aufgabe diese Konsequenzen sichtbar zu machen und diese Abhängigkeiten richtig einzuordnen um dann diese Entscheidungen vergleichbar zu so transparenter rüberzubringen und danach auch steuern zu können, etwa.

00:18:48: Und genau daran entscheidet dann halt wirklich so viele Organisationen finde ich.

00:18:53: Und schon gar nicht weil sie Systeme nicht haben oder die falschen Systeme haben oder falsche Applikationen oder die Daten nicht kennen sondern weil niemand wirklich das große Ganze steuert und sieht und daran sollte man wirklich alle miteinander mal richtig arbeiten.

00:19:08: Den häufig existieren Entscheidungen einfach isoliert voneinander.

00:19:14: Eine Abteilung links von dir optimiert an der Stelle, dann ein Projekt etabliert was in eine neue Plattform, irgendwelche Prozesse werden eingeführt, dann kommt die nächste Lösung schon wieder um die Ecke und jede einzelne Entscheidung hat halt seinen Mehrwert oder wirkt halt in dem Moment okay.

00:19:32: aber über die Jahre wie du kennst entstehen daraus einfach Leichen Einfach strategisch überhaupt nicht mehr steuerbar.

00:19:42: Umso wichtiger ist ihm einfach genau das, was ich vorhin erwähnt und erzählt habe sich zu fokussieren auf diese kritische Masse im Unternehmen.

00:19:53: Wenn du es nämlich einmal gemacht hast kannst du das weiterhin immer wieder optimieren um im Endeffekt genau immer wieder neu einzuordnen wenn Anforderungen kommen sie danach dahinter zu ordnen und so aufzuzeigen Diese Prozessveränderungen für Auswirkungen haben auf deine kritische Masse.

00:20:12: Wir brauchen nämlich nicht nur einen Tool, noch eine Platte von Non-Service.

00:20:16: Vor allem brauchen wir Unternehmenssteuerungselemente und welche die halt befähigen und nicht immer wieder neue Hürden aufzeigen und die Fähigkeit bessere Entscheidungen möglich zu machen.

00:20:31: Servus und Papa bis auf bald!